Archivage des factures électroniques : Quelle est la durée légale obligatoire ?
Archivage facture électronique durée ; Avec la généralisation de la facturation électronique en 2026, la gestion des archives papier disparaît au profit du numérique. Cependant, la dématérialisation ne signifie pas la fin des contraintes. Au contraire, l’administration fiscale et le Code de commerce imposent des règles strictes. Combien de temps devez-vous réellement garder vos factures électroniques ? Voici le guide complet pour rester en conformité.
1. La durée légale d’archivage des factures : 10 ans de sécurité
En France, la règle est claire : toute facture, qu’elle soit client ou fournisseur, doit être conservée pendant 10 ans. Cette obligation repose sur deux piliers juridiques :
- Le Code de commerce (Article L123-22) : Impose la conservation des pièces justificatives pendant 10 ans après la clôture de l’exercice.
- Le Code général des impôts (Article L102 B du LPF) : Exige une conservation de 6 ans à des fins de contrôle fiscal.
| Type de Facture / Contexte | Durée de Conservation Légale | Référence Légale Principale | Objectif / Risque couvert |
|---|---|---|---|
| Factures Clients & Fournisseurs (Général) | 10 ans (à partir de la clôture de l’exercice) |
Article L123-22 du Code de commerce | Obligation comptable & commerciale. Preuve en cas de litige commercial (prescription). |
| Contrôle Fiscal (Droit de reprise) | 6 ans (à partir de la date de la facture ou de la déclaration de TVA) |
Article L102 B du Livre des procédures fiscales | Obligation fiscale. Justifier la déduction de la TVA et les charges déductibles. |
| Contrôle sur la TVA (Cas spécifiques) | Jusqu’à 10 ans (si activité frauduleuse suspectée) |
Article L176 du Livre des procédures fiscales | Lutte contre la fraude à la TVA. |
| Factures liées à l’Immobilier / Travaux | 10 ans (à partir de la réception des travaux) |
Article 1792-4-1 du Code civil (Responsabilité décennale) | Garantie décennale des constructeurs et sous-traitants. |
| Pièces justificatives (Ventes complexes, Marchés publics) | 5 ans (prescription de droit commun) |
Article 2224 du Code civil | Action en responsabilité civile (litiges non commerciaux). |
Conseil d’expert : Bien que le fisc demande 6 ans, l’obligation commerciale de 10 ans prévaut. Il est donc impératif d’aligner votre politique d’archivage sur la durée la plus longue pour éviter tout risque juridique.
2. Archivage vs Stockage : Pourquoi un simple PDF ne suffit pas ?
Conserver un fichier sur un disque dur ou un cloud classique (type Dropbox) n’est pas considéré comme un archivage légal. Pour que votre facture conserve sa valeur de preuve, elle doit garantir:
- L’authenticité de l’origine : La certitude que l’émetteur est bien identifié.
- L’intégrité du contenu : La preuve que le document n’a pas été modifié (scellement numérique).
- La lisibilité : Le document doit être consultable par l’administration pendant toute la durée de conservation.
3. Le rôle de la PDP et du SAE dans la conservation
Pour garantir cet archivage de 10 ans, le recours à un Système d’Archivage Électronique (SAE) est la solution la plus sûre.
- Les PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires) : Elles intègrent nativement des coffres-forts numériques certifiés (norme NF Z42-013).
- L’archivage automatique : Contrairement au portail gratuit (PPF), une PDP automatise le scellement et le stockage de vos factures dès leur émission ou réception.
4. Archivage facture électronique durée : les sanctions
Le défaut de conservation des factures, ou un archivage non conforme (simple copie PDF sans valeur probante), expose l’entreprise à des risques financiers. L’administration fiscale considère l’absence de justificatif comme une irrégularité grave.
A. Des sanctions fiscales lourdes (Article 1737 du CGI)
En cas de contrôle, si vous êtes incapable de présenter une facture originale ou son équivalent numérique certifié :
- L’amende de 50 % : La non-délivrance ou l’absence de facture peut entraîner une amende fiscale s’élevant à 50 % du montant de la transaction. Cette amende peut être réduite à 5 % si l’entreprise prouve que l’opération a été régulièrement comptabilisée dans les 30 jours suivant la mise en demeure.
- Le rejet du droit à déduction de la TVA : C’est souvent la sanction la plus douloureuse. Sans facture conforme archivée, la TVA déduite sur vos achats est remise en cause. Vous devrez rembourser l’intégralité de la TVA indûment déduite à l’État, assortie d’intérêts de retard.
- Remise en cause de la déductibilité des charges : En matière d’Impôt sur les Sociétés (IS), une charge non justifiée par une facture archivée est réintégrée dans le bénéfice imposable, augmentant mécaniquement votre impôt.
B. Les nouvelles amendes liées à la réforme 2026
Avec la généralisation de l’e-invoicing, de nouvelles sanctions spécifiques s’ajoutent pour garantir le respect du circuit légal (PPF/PDP) :
- 15 € d’amende par facture non émise selon le format électronique obligatoire, dans la limite de 15 000 € par année civile.
- L’amende de rejet : Si vous archivez un format non conforme (ex: un scan papier au lieu d’une Factur-X), le document perd sa valeur de preuve.
C. Risques juridiques et commerciaux liès à l’archivage facture électronique durée
Au-delà du fisc, le défaut d’archivage pendant 10 ans fragilise votre entreprise :
- Incapacité de preuve : En cas de litige avec un fournisseur (double facturation) ou un client (impayé), vous perdez votre principal moyen de défense devant les tribunaux de commerce.
- Responsabilité des dirigeants : Une gestion défaillante des pièces comptables peut être qualifiée de faute de gestion, engageant la responsabilité civile du chef d’entreprise.
L’avis de l’expert : L’archivage numérique via une PDP n’est pas une simple option technique, c’est une assurance fiscale. Elle garantit que chaque document présenté lors d’un contrôle dans 3, 5 ou 9 ans sera irréfutable grâce à son scellement numérique.
5. FAQ : Vos questions sur archivage facture électronique durée
Peut-on imprimer une facture électronique pour l’archiver ? Non, la facture électronique doit être conservée sous son format informatique original pour garder sa valeur légale.
Le délai de 10 ans commence-t-il à la date de la facture ? Le délai court à partir de la clôture de l’exercice comptable concerné par la facture.
Où doivent être stockées les données ? Pour des raisons de souveraineté et de RGPD, il est fortement recommandé de choisir un archivage sur des serveurs situés en France ou en Europe.
L’archivage de la facture électronique n’est pas qu’une contrainte de durée, c’est un gage de sécurité pour votre trésorerie. En anticipant la réforme de 2026 avec une plateforme certifiée, vous garantissez la pérennité de vos preuves comptables sans effort manuel.
